La privacy e il diritto di accesso di pensionati e lavoratori


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Il diritto alla Privacy

Il diritto alla Privacy è tutelato dal GDPR, ovvero dal Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016, e dal Codice in materia di protezione dei dati personali (Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196), adeguato alle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679 tramite il Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101.

I nostri articoli

Sul tema della Privacy abbiamo pubblicato sul nostro sito vari articoli:

  1. Che cos’è la Privacy? I diritti e i doveri
  2. Il Regolamento Europeo sulla Privacy – GDPR
  3. Il Codice italiano della Privacy – Decr. Leg.vo 196 del 2003

Il sito del Garante della Privacy, con tutta la normativa,le Newsletter e le  Decisioni del garante, è consultabile cliccando qui.

I riferimenti normativi

I principi generali del GDPR

Il principio fondamentale del GDPR è quello secondo cui, al di fuori dell’ambito personale e domestico, non è consentito detenere dei dati personali altrui senza che vi sia un valido motivo, che non può essere la mera utilità personale di chi li detiene, oppure delle finalità che non siano chiare e trasparenti.
Ogni trattamento dei dati deve essere lecito e giustificato, altrimenti si considera vietato.

I diritti di accesso dell’interessato

Per “interessati” (“Data Subject”) si intendono i soggetti cui i dati personali si riferiscono.
Chi è autorizzato a trattare i miei dati, è solo il titolare del trattamento(“Data Controller”), ma ovviamente il titolare dei miei dati resto solo io.
Purtroppo la traduzione italiana è fuorviante, poichè si parla di “interessati”  per indicare in realtà i veri “titolari” dei dati.
Secondo il GDPR i diritti dell’ “interessato” sono questi:

Art. 15 – Diritto di accesso dell’interessato

  1. L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l‘accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:
    1. le finalità del trattamento;
    2. le categorie di dati personali in questione;
    3. i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
    4. quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
    5. l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
    6. il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
    7. qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
    8. l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.
  2. […].
  3. Il titolare del trattamento fornisce una copia dei dati personali oggetto di trattamento. In caso di ulteriori copie richieste dall’interessato, il titolare del trattamento può addebitare un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi. Se l’interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, e salvo indicazione diversa dell’interessato, le informazioni sono fornite in un formato elettronico di uso comune.
  4. Il diritto di ottenere una copia di cui al paragrafo 3 non deve ledere i diritti e le libertà altrui.

L’istanza dell’interessato per l’accesso ai suoi dati

Ogni persona può tutelare i propri dati personali, in primo luogo, esercitando i diritti di accesso ai dati (nonché gli altri diritti) previsti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento (UE) 2016/679.
L’interessato può presentare un’istanza senza particolari formalità (ad esempio, mediante lettera raccomandata, telefax, posta elettronica, ecc.).
L’istanza può essere riferita a tutti o a parte dei dati personali

L’obbligo di riscontro del titolare del trattamento

All’istanza il titolare, deve fornire idoneo riscontro, ossia: 
– entro 1 mese dal suo ricevimento;
– tale termine può essere prorogato a 2 mesi, in casi complessi, ma comunicandolo entro un mese

Raccolta di decisioni del Garante in tema di lavoro e pensioni

Il Garante della Privacy si è occupato spesso di questioni in tema di rapporto di lavoro e pensioni, stabilendo alcuni importanti principi.

  1. Alla richiesta presentata il titolare del trattamento (cioè chi usa e conserva i dati) deve  fornire un riscontro completo e tempestivo, a prescindere dal fatto che alcune informazioni siano eventualmente già nella disponibilità del richiedente.
  2. Le informazioni, inoltre,  devono essere estratte dalla banca dati e comunicate  gratuitamente;
  3. L’ente è tenuto poi a rendere agevole la loro comprensione riportandole su supporto cartaceo o informatico e, se richiesto, trasmesse per via telematica.
  4. Solo nel caso in cui vi siano reali difficoltà obiettive ad estrarre i dati, il titolare può far visionare gli atti o consegnarne copia, avendo cura di oscurare informazioni riferite a terzi.
  5. Il diritto di averne copia riguarda sia la retribuzione, che le note di qualifica che ogni altro dato, ed in particolare le buste paga;
  6. Il pensionato ha diritto di avere copia in formato chiaro ed intelligibile dei suoi dati personali esistenti sia presso il Fondo Pensione che verso l’INPS.
  7. Questo diritto di avere accesso al complesso dei dati personali riconosciuto dalla legge sulla privacy  ha caratteristiche peculiari e non deve essere confuso con il diverso diritto di accesso ai documenti amministrativi (legge 241/1990).
  8. ad avere copia dei dati personali ai sensi della legge sulla privacy non va confuso con il diritto di accesso amministrativo: sono due diritti diversi che hanno diversi presupposti e finalità;
  9. Il diritto di avere copia dei dati personali non può essere usato per finalità diverse, quali quelle di controllare il funzionamento del Fondo Pensione, per il quale vi sono altri strumenti quali il diritto di accesso.

Questi principi sono stati stabiliti nelle seguenti Provvedimenti del Garante:

  1. 2000_12_28 – Decisione del Garante della Privacy del 28 dicembre 2000 – Telecom
  2. 2000_12_28 – Decisione del Garante della Privacy del 28 dicembre 2000 – Cariplo
  3. 2002_02_07 – Decisione del Garante della Privacy – 7 febbraio 2002 – Enel
  4. 2002_09_30 – Decisione del Garante della Privacy  30 settembre 2002 – modalità di funzionamento di un fondo pensione – Fopen (Enel)
  5. 2002_11_25 – Decisione del Garante della Privacy del 25 novembre 2002 – INPS
  6. 2003_06_08 – Decisione del Garante della Privacy – 8 giugno 2003 – Pensioni

 

Come si presenta l’istanza di accesso ai dati ?

Ogni persona può tutelare i propri dati personali, in primo luogo, esercitando i diritti di accesso ai dati (nonché gli altri diritti) previsti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento (UE) 2016/679.
L’interessato può presentare un’istanza senza particolari formalità (ad esempio, mediante lettera raccomandata, telefax, posta elettronica, ecc.).
L’istanza può essere riferita a tutti o a parte dei dati personali.

Per maggiori chiarimenti vai all’apposito articolo “Che cos’è la Privacy ? I diritti e i doveri” (clicca qui)

La modulistica del Garante della Privacy

Il Garante della Privacy ha predisposto un modulo di base per chiedere l’accesso ai propri dati.
Il modulo può essere scaricato qui sia in formato PDF che in formato Word.

Naturalmente questi sono moduli di base, ed il nostro Studio è a disposizione per fornire dei testi personalizzati, sia in materia di lavoro che di pensioni.

L’obbligo di riscontro del titolare del trattamento

All’istanza il titolare, deve fornire idoneo riscontro, ossia: 
– entro 1 mese dal suo ricevimento;
– tale termine può essere prorogato a 2 mesi, in casi complessi, ma comunicandolo entro un mese.