La presentazione dei reclami ai Fondi Pensione e degli esposti alla Covip


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Tutti gli iscritti ai Fondi Pensione (ed anche le Associazioni ed i soggetti che li rappresentano), hanno diritto a vigilare sul Fondo e di segnalare eventuali irregolarità riscontrate.

Lo stesso diritto (ed anzi dovere) hanno gli Organi di controllo del Fondo Pensione (membri del Collegio Sindacale, Direttore e Responsabile del Fondo).
La recente Direttiva Europea IORP II assicura altresì la tutela alla figura del cd. whistleblower (“colui che soffia il fischietto”), ovvero il lavoratore che, durante l’attività lavorativa (quindi da “interno”) “scopra” un illecito, una possibile frode, e decida di denunciarlo, esponendosi così al rischio di vessazioni, ritorsioni, molestie. Nel pubblico impiego la tutela è prevista dall’art. 54-bis del dlgs n. 165 del 2001.

Ma a chi vanno segnalate le irregolarità nei Fondi Pensione ?
La normativa della Covip fa una distinzione:
1. I Reclami vanno indirizzati al Fondo Pensione
2. Gli Esposti invece vanno indirizzati alla Covip.
Normalmente prima di presentare un esposto alla Covip si deve aver prima presentato un reclamo al Fondo Pensione.

La normativa della Covip è articolata in tre provvedimenti:

  1. Delibera Covip del 4 novembre 2010: Istruzioni per la trattazione dei reclami
  2. Relazione sulla Delibera sulla trattazione dei reclami
  3. Guida alla trasmissione degli Esposti alla COVIP del 4 novembre 2010

Esaminiamoli analiticamente.

Il reclamo al Fondo Pensione

Ogni iscritto ad un Fondo Pensione ha il diritto di presentare un reclamo alla Covip per segnalare irregolarità, criticità o anomalie utilizzando il modulo (se) fornito dal Fondo.
Come si presenta questo reclamo ?
– con raccomandata con avviso di ricevimento
– oppure con posta elettronica certificata all’ indirizzo PEC del Fondo.
Il Fondo è tenuto a fornire risposta tempestiva ed esaustiva.

La Covip ha emanato la seguente normativa:
Delibera Covip del 4 novembre 2010: Istruzioni per la trattazione dei reclami
– Relazione sulla Delibera sulla trattazione dei reclami

Se non si riceve risposta dal Fondo o la risposta non soddisfa, cosa si può fare?
Se il Fondo pensione non fornisce una risposta entro 45 giorni dal ricevimento della richiesta o la risposta fornita non è ritenuta soddisfacente, si può segnalare la situazione direttamente alla COVIP attraverso un esposto.

L’esposto alla Covip

Che cos’ è un esposto?
L’esposto è una comunicazione scritta, indirizzata alla COVIP, con la quale si intende segnalare irregolarità, criticità o anomalie relative alla gestione di un fondo pensione.
E’ indirizzato direttamente alla COVIP, dopo essersi rivolti al Fondo, se:
– il Fondo pensione interessato non ha fornito una risposta entro 45 giorni dal ricevimento della richiesta;
– la risposta fornita non è ritenuta soddisfacente.

E’ comunque possibile scrivere direttamente alla COVIP in situazioni di particolare gravità e urgenza, potenzialmente lesive per la collettività degli iscritti al fondo: di norma, sono tali le situazioni segnalate da associazioni o da altri organismi di rappresentanza degli iscritti (vedi le Istruzioni della Covip).
La COVIP non prende in considerazione gli esposti anonimi.

La normativa della Covip è indicata nella apposita Guida:
Guida alla trasmissione degli Esposti alla COVIP del 4 novembre 2010

Come deve essere inviato l’esposto a COVIP ?
L’invio di un esposto alla COVIP non richiede particolari formalità.
Il destinatario è la COVIP – Commissione di Vigilanza sui fondi pensione.
Può essere inviato:

  1. da una casella di posta elettronica certificata all’indirizzo: protocollo@pec.covip.it
  2. via fax al numero: 06.69506.306
  3. a mezzo posta all’ indirizzo: Covip – Piazza Augusto Imperatore, 27 – 00186 Roma

Cosa deve contenere un esposto?
L’esposto deve contenere alcune informazioni essenziali, quali:

  • la chiara indicazione del fondo pensione interessato (denominazione, numero di iscrizione all’Albo dei fondi pensione);
  • l’indicazione del soggetto che trasmette l’esposto (nome, cognome, indirizzo, recapito telefonico);
  • l’oggetto dell’esposto (chiara e sintetica esposizione dei fatti e delle ragioni della lamentela).

In assenza di tali informazioni, l’esposto non può essere preso in considerazione.
Il soggetto che invia l’esposto deve inoltre:

  • fare presente di essersi già rivolto al fondo interessato e che sono decorsi 45 giorni dalla richiesta senza che sia pervenuta alcuna risposta ovvero di aver ricevuto una risposta non soddisfacente (e, in tale ultimo caso, rappresentare chiaramente le ragioni dell’insoddisfazione);
  • allegare copia del reclamo già trasmesso al fondo e dell’eventuale risposta ricevuta.
  • allegare copia dei documenti comprovanti i fatti descritti.

E’ possibile presentare un esposto per conto di terzi?

Per presentare un esposto per conto di un altro soggetto è necessario essere a ciò delegati dal soggetto interessato. In tal caso, chi effettua l’invio deve indicare chiaramente qual è il soggetto per conto del quale l’esposto è presentato e l’esposto deve contenere almeno la firma del soggetto che ha dato l’incarico o recare in allegato una copia dell’incarico conferito.
Se l’invio viene fatto da uno studio legale, un’associazione di tutela dei consumatori o un patronato, questi sono tenuti a indicare nell’esposto le proprie valutazioni, cioè gli elementi in base ai quali reputano che la situazione lamentata sia fondata.
L’esposto deve inoltre contenere l’indirizzo del soggetto per conto del quale è presentato.
La COVIP può infatti ritenere opportuno indirizzare eventuali comunicazioni di riscontro anche a quest’ultimo.

Cosa fa la COVIP?

La COVIP valuta la fondatezza e la rilevanza dei fatti segnalati, considerando gli effetti negativi che possono derivarne per gli iscritti al fondo pensione interessato e le possibili ricadute sul buon funzionamento del sistema di previdenza complementare.
L’esposto non dà tuttavia luogo all’apertura di un procedimento amministrativo.
Se emergono elementi che possano evidenziare problemi nel funzionamento del fondo pensione, la COVIP effettua i necessari approfondimenti, con le modalità che la gravità della situazione richiede.
Se la situazione risulta effettivamente sussistente, la COVIP adotta iniziative volte a correggere il comportamento del fondo pensione oggetto dell’esposto.

E’ importante avere presente che la COVIP non ha il potere di dirimere liti tra i fondi e i singoli iscritti.
In tali casi è necessario rivolgersi alla Autorità giudiziaria.
Le iniziative di vigilanza adottate sono di norma coperte dal segreto d’ufficio; in alcuni casi la COVIP può comunque ritenere necessario o utile che, compatibilmente con tale vincolo, sia fornita un’informativa a coloro che hanno trasmesso l’esposto.
In casi particolari, la COVIP può anche ritenere opportuno che l’informativa sia estesa a tutti gli iscritti al fondo.

La COVIP non fornisce nessuna risposta se l’esposto:
– non contiene tutti gli elementi minimi per la trattazione (cfr. il paragrafo “Come deve essere inviato l’esposto?”);
– non è stato trasmesso con le modalità indicate nella presente Guida (cfr. il paragrafo “Come deve essere inviato l’esposto?”);
– riguarda situazioni sulle quali si è già pronunciata l’Autorità giudiziaria o risulta avviato il relativo contenzioso o una procedura di mediazione o una procedura arbitrale.

Quando la COVIP segnala l’esposto ad altre Autorità?

Se l’esposto riguarda l’operato di altri soggetti coinvolti nell’attività del fondo pensione (ad esempio, gli incaricati della raccolta delle adesioni, i gestori finanziari, le imprese di assicurazione incaricate di erogare le pensioni), la COVIP può trasmetterlo alla Autorità di vigilanza competente.
In tali casi, la COVIP può comunque valutare di intervenire sul fondo pensione, tenendo conto degli obblighi e delle responsabilità di quest’ultimo.

Memo riepilogativo indicato dalla Covip per la redazione dell’esposto

Un veloce controllo finale può aiutare a verificare se l’esposto è stato predisposto correttamente.

  • Ho verificato che l’esposto riguardi fondi pensione o situazioni di competenza della COVIP ?
  • Ho individuato gli elementi identificativi del fondo?q   Ho già trasmesso un reclamo al fondo per sollecitarne un intervento?
  • Se il fondo mi ha risposto: ho individuato i motivi per i quali ritengo la risposta insoddisfacente (e poco utile un ulteriore contatto con il fondo) ?
  • Se il fondo non mi ha ancora risposto: sono passati 45 giorni da quando ho trasmesso il reclamo ?
  • Ho controllato di aver riportato nell’esposto tutti gli elementi essenziali ?
  • Ho rappresentato la situazione nel modo più chiaro possibile ?
  • Ho allegato copia del reclamo già trasmesso al fondo e copia della risposta ricevuta ?
  • Ho allegato i documenti necessari a chiarire i fatti segnalati?

Ecco infine un fac simile di Esposto alla Covip in formato word, scaricabile cliccando qui di seguito:
Fac – simile di esposto alla Covip in formato word (clicca qui)