Il processo telematico: l'estrazione di copia informatica dell'atto

Sommario:

Da dove deriva il potere di autenticazione del difensore?

Art. 16 decies – Potere di certificazione di conformità delle copie degli atti e dei provvedimenti
1. Il difensore […], quando depositano con modalità telematiche la copia informatica, anche per immagine, di un atto processuale di parte o di un provvedimento del giudice formato su supporto analogico e detenuto in originale o in copia conforme, attestano la conformità della copia al predetto atto. La copia munita dell’attestazione di conformità equivale all’originale o alla copia conforme dell’atto o del provvedimento.
La copia munita di tale attestazione equivale all’originale o alla copia conforme dell’atto o del provvedimento (art. 16 decies del D.L. 179/12)

Con quali modalità si certifica la conformità ?

L’ art. 16-undecies del D.L. 179/12 disciplina la modalità con cui il difensore può attestare la conformità di un atto all’originale:
Art. 16 undecies – Modalità dell’attestazione di conformità
1. Quando l’attestazione di conformità prevista dalle disposizioni della presente sezione, dal codice di procedura civile e dalla legge 21 gennaio 1994, n. 53, si riferisce ad una copia analogica, l’attestazione stessa è apposta in calce o a margine della copia o su foglio separato, che sia però congiunto materialmente alla medesima.
2. Quando l’attestazione di conformità si riferisce ad una copia informatica, l’attestazione stessa è apposta nel medesimo documento informatico.
3. Nel caso previsto dal comma 2, l’attestazione di conformità può alternativamente essere apposta su un documento informatico separato e l’individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati [DGSIA 16 aprile 2014] del Ministero della giustizia. Se la copia informatica è destinata alla notifica, l’attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione.
3-bis. I soggetti di cui all’articolo 16-decies, comma 1, che compiono le attestazioni di conformità previste dalle disposizioni della presente sezione, dal codice di procedura civile e dalla legge 21 gennaio 1994, n. 53, sono considerati pubblici ufficiali ad ogni effetto.

Cosa sono le copie informatiche, i duplicati informatici, e le copie analogiche ?

L’ art. 16-bis, co. 9-bis D.L 179/12 regola queste distinzioni :
9-bis. Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonchè dei provvedimenti di quest’ultimo, presenti nei fascicoli informatici o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere di attestazione di conformità all’originale. Il difensore […] possono estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità a norma del presente comma, equivalgono all’originale. Il duplicato informatico di un documento informatico deve essere prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine.

La copia informatica
Si tratta della copia estratta dal fascicolo informatico (tramite il pulsante COPIA), scaricata sul computer in locale (D.L. 179/12 – art. 16-bis co. 9-bis) e poi autenticata con le modalità viste sopra e regolate dal D.L. 179/12 – art. 16-undecies co. 3).
Se la copia informatica è destinata alla notifica:
1. l’attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione (pdf firmato digitalmente), menzionando il nome del file in questione (completo di estensione) e una breve descrizione del suo contenuto;
2. La copia informatica e la relata di notifica (con la dichiarazione di autentica) vanno inserite nel messaggio PEC con cui l’avvocato effettua la notifica in proprio.

Il duplicato informatico
Come stabilisce la norma sopra indicata, “Il duplicato informatico di un documento informatico deve essere prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine”.
Quindi non si tratta solo della semplice copia informatica, ma vi è l’ulteriore esigenza che il file contesta la stessa sequenza di bit.

In concreto si opererà così:

1.       Estrarre da fascicolo informatico il file DUPLICATO e salvarlo sul computer senza modificarlo
2.       Nella relata di notifica (pdf firmato digitalmente), specificare che si notificano duplicati informatici – NON SERVE ATTESTAZIONE DI CONFORMITÀ
3.       Allegare il duplicato e la relata di notifica al messaggio PEC con cui l’avvocato effettua la notifica in proprio.

Cosa succede se l’atto da notificare è un atto analogico, anzichè informatico ?

In questo caso l’avvocato può comunque estrarne la copia informatica con le modalità previste dall’ art. 3-bis, co. 2 della Legge 21 gennaio 1994 n. 53:
2. Quando l’atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l’avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell’atto formato su supporto analogico, attestandone la conformità con le modalità previste dall’articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179