Il processo telematico: il deposito degli atti processuali

Sommario:

Il deposito telematico è disciplinato dal Decreto Legge n. 179 del 2012, poi modificato e integrato dalle ulteriori seguenti norme:

dal D.L. 90/14,
dalle regole tecniche del D.M. 44/11,
dalle Specifiche tecniche del 16 aprile 2014 emanate dal Responsabile DGSIA del Ministero della Giustizia (di seguito, “Specifiche tecniche DGSIA”)
dalle Circolari del Ministero della Giustizia del 27/06/14 e del 28/10/14.

L’obbligatorietà del deposito telematico

Occorre distinguere (art. 16 bis del D.L. 179/12):

per l’ atto introduttivo e l’atto di costituzione il deposito telematico non è obbligatorio, ma solo facoltativo, in quanto è semplicemente “sempre ammesso”.
invece il deposito telematico è obbligatorio per gli atti endoprocessuali (“atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite“) nei procedimenti civili (contenziosi o di volontaria giurisdizione).

Gli altri procedimenti:

per i processi esecutivi (art. 16-bis, co. 2 D.L. 179/12) l’obbligo di deposito telematico si applica successivamente al deposito dell’atto con cui inizia l’esecuzione. A decorrere dal 31 marzo 2015, il deposito della nota di iscrizione a ruolo nei procedimenti di espropriazione forzata ha luogo esclusivamente con modalità telematiche; unitamente alla nota di iscrizione vanno depositate le copie conformi degli atti ex art. 518, co. 6, 543 co. 4 e 557 co. 2 c.p.c.
per le procedure concorsuali (art. 16-bis, co. 3 D.L. 179/12) l’obbligo del deposito telematico si applica esclusivamente al deposito degli atti e documenti da parte del curatore, del commissario giudiziale, del liquidatore, del commissario liquidatore e del commissario straordinario
per i procedimenti d’ingiunzione ex art. 633 c.p.c. (art. 16-bis, co. 4 D.L. 179/12) l’obbligo di deposito telematico di atti documenti e provvedimenti della fase monitoria decorre dal 30 giugno 2014; la fase di opposizione segue invece le regole generali del procdimento civile contenzioso.

Altre ipotesi:

Il giudice, nelle seguenti ipotesi, può autorizzare il deposito cartaceo degli atti per cui vige l’obbligo di deposito telematico :

quando i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti (16-bis, co. 8 D.L. 179/12)
“per ragioni specifiche” (16-bis, co. 9 D.L. 179/12).

Modalità per il deposito telematico

Come avviene il deposito telematico ?

La normativa è contenuta nelle specifiche tecniche DGSIA – (Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati).

L’avvocato deve osservare i seguenti passaggi (artt. 12 e 16 specifiche tecniche DGSIA):

Stesura dell’atto mediante programma di videoscrittura in formato .doc (artt. 12 e 16)
Trasformazione del file dal formato .doc in formato .pdf (art. 12, co. 1, lett. c)
Apposizione della firma digitale o elettronica qualificata (art. 12, co. 1, lett. d)
Allegazione di file separato in formato .xml e denominato “DatiAtto.xml”, anch’esso sottoscritto con firma digitale o elettronica qualificata, il quale deve contenere le informazioni essenziali per l’identificazione dell’atto (art. 12, co. 1, lett. e)
Eventuale scansione di documenti originali cartacei e trasformazione del file immagine in formato .pdf
L’ allegazione della procura alle liti è costituita, alternativamente, (art. 83, co. 3 c.p.c.):
1. Da documento cartaceo sottoscritto dalla parte e per autentica dall’avvocato, scansionato e trasformato in formato .pdf, con ulteriore apposizione di firma digitale dell’avvocato
2. Da nativo digitale con firma digitale del conferente (che chiaramente deve esserne munito) e autenticazione dell’avvocato

Tutta questa documentazione subisce poi il c.d. imbustamento (art. 16 specifiche tecniche DGSIA, con riferimento alla procedura ex art. 14), vale a dire la creazione tramite apposito software di un file di formato MIME (c.d. busta telematica), che riporta tutti i dati necessari per l’elaborazione da parte del sistema ricevente; il file generato, denominato “Atto.enc”, contiene sostanzialmente tutti i file che si desidera depositare e va firmato digitalmente dall’avvocato.
A questo punto, la busta telematica viene allegata a un semplice messaggio PEC che viene quindi inviato all’ufficio giudiziario destinatario (art. 14, co. 4 specifiche tecniche DGSIA).

La procura alle liti

L’ allegazione della procura alle liti è costituita, alternativamente:

1. Da documento originale cartaceo sottoscritto dalla parte e per autentica dall’avvocato, purchè:
  1. scansionato e trasformato in formato digitale .pdf,
  2. con ulteriore apposizione di firma digitale dell’avvocato
2. Da documento nativo digitale con firma digitale del conferente (che chiaramente deve esserne munito) e autenticazione dell’avvocato.

Infatti l’art. 83, comma 3, c.p.c. stabilisce che:

[…] l’autografia della sottoscrizione della parte deve essere certificata dal difensore.
La procura si considera apposta in calce anche se rilasciata su foglio separato che sia però congiunto materialmente all’atto cui si riferisce, o su documento informatico separato sottoscritto con firma digitale e congiunto all’atto cui si riferisce mediante strumenti informatici […].
Se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale […].

La normativa speciale per il Covid 19:

Il Decreto Legge n. 18 del 2020, all’art. 83, stabilisce che:

20-ter. Fino alla cessazione delle misure di distanziamento previste dalla legislazione emergenziale in materia di prevenzione del contagio da COVID-19, nei procedimenti civili la sottoscrizione della procura alle liti può essere apposta dalla parte anche su un documento analogico trasmesso al difensore, anche in copia informatica per immagine, unitamente a copia di un documento di identità in corso di validità, anche a mezzo di strumenti di comunicazione elettronica.
In tal caso, l’avvocato certifica l’autografia mediante la sola apposizione della propria firma digitale sulla copia informatica della procura.
La procura si considera apposta in calce, ai sensi dell’articolo 83 del codice di procedura civile, se è congiunta all’atto cui si riferisce mediante gli strumenti informatici individuati con decreto del Ministero della giustizia.

Le ricevute telematiche

Se il procedimento avviene in maniera corretta, il mittente riceverà in sequenza le seguenti ricevute:

Ricevuta di accettazione (RAC), generata dal gestore PEC del mittente, che attesta l’avvenuto invio del messaggio
Ricevuta di avvenuta consegna (RDAC), generata dal gestore PEC del Ministero della giustizia, che fornisce la prova dell’avvenuta ricezione del messaggio da parte dell’indirizzo del destinatario, certificandone data e ora (fondamentali ai fini della perfezione del deposito); questa ricevuta viene mandata al mittente indipendentemente dall’avvenuta lettura da parte dei funzionari di cancelleria
Esito controlli automatici, che attesta il superamento delle verifiche formali compiute dal gestore dei servizi telematici del Ministero della giustizia su:
1. Il contenuto del messaggio (art. 14, co. 5 specifiche tecniche DGSIA), onde escludere che vi sia uno dei seguenti errori:
  1. Indirizzo mittente non censito in ReGIndE
  2. Il formato del messaggio non è aderente ai requisiti tecnici
  3. La dimensione del messaggio eccede la massima consentita (30 Megabyte, ex art. 14, co. 3 specifiche tecniche)
2. La busta telematica (art. 14, co. 7 specifiche tecniche DGSIA), onde escludere uno dei seguenti errori:
  1. WARN: anomalia non bloccante
  2. ERROR: anomalia bloccante ma eventualmente sanabile dall’ufficio ricevente, che può decidere se forzare l’accettazione o rifiutare il deposito (es. firma non valida o non corrispondente al mittente)
  3. FATAL: anomalia non gestita o non gestibile (es. impossibilità di decifrare la busta o mancanza di suoi elementi fondamentali)
Esito intervento cancelleria, che attesta le verifiche compiute sul contenuto degli atti depositati e (se l’esito è positivo) l’avvenuta accettazione del deposito da parte del personale di cancelleria o segreteria (art. 14, co. 10 specifiche tecniche DGSIA). Tale controllo può talvolta avvenire a distanza di qualche giorno dal perfezionamento del deposito; la circolare del 28/10/14 consiglia però che l’accettazione di atti depositati da soggetti abilitati all’invio telematico avvenga al più tardi entro il giorno successivo.

Solo dopo l’esito positivo dei controlli manuali della cancelleria (e quindi dopo la ricezione della quarta ricevuta), l’atto depositato diventa consultabile sul portale dei servizi telematici.

La busta telematica è conservata nel fascicolo informatico, ovvero nel sistema documentale di cui all’art. 11, co. 2 delle Specifiche tecniche DGSIA del 16 aprile 2014, ex art. 4, co. 11.

Il momento di perfezionamento del deposito

Il momento perfezionativo del deposito coincide con il momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore PEC del Ministero della giustizia.
Così è previsto dall’ art. 16-bis, co. 7, del D.L. 179/12, e tale previsione trova conferma anche nell’art. 13, co. 3, primo cpv, del D.M. 44/2011.

Il deposito è tempestivo se quando si è perfezionato entro la fine del giorno di scadenza, vale a dire quando entro la giornata è stata generata dal gestore PEC del Ministero della Giustizia la ricevuta di avvenuta consegna (art. 51, co. 2 del D.L. 90/14, nonchè art. 16-bis, co. 7 D.L.179/12).
Si applicano le disposizioni dell’art. 155, commi 4 e 5, c.p.c. per il computo dei termini.

Il Ministero della giustizia ha chiarito che tutte le eventuali questioni circa l’ammissibilità del deposito telematico, sia sotto il profilo soggettivo, sia sotto quello oggettivo, sono in ogni caso rimesse al giudice, per cui si deve escludere che il cancelliere possa autonomamente valutare l’accettazione o il diniego del deposito telematico (Circolare 28/10/14).

Altre conseguenze sulla normativa codicistica previgente

111 c.p.c. ora esclude onere di depositare le copie in carta libera delle comparse che siano state depositate telematicamente
126, co. 2 c.p.c. esclude la necessità di sottoscrizione del verbale ad opera delle parti o di altri soggetti intervenuti personalmente (salvo convenzione conclusa per effetto di conciliazione ex art. 88 disp. att. c.p.c.)
133, co. 2 prevede ora l’onere del cancelliere di dare notizia alle parti costituite dell’avvenuto deposito della sentenza mediante biglietto contenente non solo il dispositivo, ma anche il testo integrale della sentenza (ma tale comunicazione non è idonea a far decorrere i termini brevi per l’impugnazione ex art. 325 c.p.c.).

La decorrenza dell’obbligo

In virtù delle modifiche apportate dall’art. 44 D.L. 90/2014, l’introduzione dell’obbligo del deposito telematico per gli atti endoprocessuali è stata modulata temporalmente come segue:

L’obbligo di deposito telematico degli atti endoprocessuali si applica SOLO ai procedimenti dinnanzi al Tribunale ordinario instaurati dal 30 giugno 2014 in poi (art. 16-bis, co. 1 D.L. 179/12)
Per i procedimenti già pendenti a quella data, l’obbligo si applica a decorrere dal 31 dicembre 2014 (art. 44 d.l. 90/14)
Per i procedimenti pendenti in appello, l’obbligo si applica a decorrere dal 30 giugno 2015 (art. 16-bis, co. 9-ter D.L. 179/12)

Sono esclusi dall’obbligo, ma hanno facoltà di depositare in via telematica i dipendenti di cui si avvalgono le pubbliche amministrazioni per la loro difesa in giudizio (art. 16-bis, co. 1, u.p. D.L. 179/12).